8 советов, как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать.

Небольшая подборка советов, простых методов по улучшению эффективности управления своим личным временем. + Чеклист.
как все успевать: советы плюс чеклист

Если ни на что не хватает времени, попробуйте внедрить эти приёмы на практике, и вы скоро заметите, насколько проще станет жить.

1. Ведите учет задачам.

Заведите бумажный или электронный ежедневник. Это простое действие позволит вам начать структурировать мысли в своей голове, получить более четкую картину целей. Может оказаться, что после того как вы визуализируете список дел, часть из них выполнять не потребуется, она окажется вовсе ненужной.

Задачи лучше сортировать и разделять по категориям:

Критерий деления задач.Пример.
По времени выполнения. На текущий день, неделю, месяц, год.
По важности.Важные, неважные.
По срочности.Срочные, несрочные.

Если вам удобнее пользоваться рабочим списком в бумажном виде, то

  1. скачайте и распечатайте пустой чек-лист по ссылке ниже,
  2. распечатайте его,
  3. заполните,
  4. не забывайте ставить отметки о выполнении и дополнять новыми пунктами,
  5. при необходимости повторите пункты 2-4.

Скачать полезные материалы в формате pdf:

Если вы не расстаетесь с телефоном, то можно скачать специализированное приложение на смартфон, с помощью которого фиксировать список задач, организовать грамотную постановку целей, настроить уведомления. Достаточно ввести в Google Play или App Store запрос «to do» или «ежедневник».

Большая часть популярных приложений доступна бесплатно, рабочий список приводить не буду, потому что чуть ли не каждую неделю появляются новинки, которые предлагают новые функции и возможности. Сделать правильный выбор поможет рейтинг, отзывы, статьи в блогах. Пробуйте и подбирайте то, что подойдет лучше для вас: получать письма с задачами на почту каждый день или всплывающие уведомления на телефоне.

2. Расставляйте приоритеты.

Есть не сложный, но очень практичный и действенный способ разделить задачи по критериям важности и срочности. Его изобретатель — президент США, Дуайт Эйзенхауэр. Схема, которую он придумал, названа в его честь и состоит из 4 разделов. Строки по горизонтали характеризуют то, насколько срочно следует выполнить задачи. По вертикали делятся на то, что важно и не очень.

распределение приоритетов по матрице Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра.

Попробуйте воспользоваться матрицей приоритетов и создать свой приоритетный набор. Вы будете поражены тем, сколько времени у вас уходит на срочные, но не важные задачи. Стоит только вспомнить мобильный телефон, который является серьезным источником дополнительных отвлечений: уведомления о сообщениях в соцсетях, sms, звонки, проверка почты. Большой перечень, согласитесь.

Постарайтесь уделять больше личного времени действительно нужным задачам: важные и срочные выполняйте в первую очередь. Результаты не должны заставить себя ждать.

3. Отводите время для глубокой проработки задач.

В английском языке есть такое понятие как «Deep Work», которое означает глубокое погружение в работу. Термин предполагает максимальную концентрацию на поставленной задаче и ограждение себя на это время от всевозможных источников раздражения. Вы наверняка и сами не раз сталкивались с ситуацией, когда нужно серьезно и вдумчиво в чем-то разобраться, но мешают какие-то мелочи, которые отвлекают.

Определение понятия Deep Work впервые появилось в книге «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста» (автор Кэл Ньюпорт). Описанный вид работы предполагает серьезное сосредоточение, требует полной сконцентрированности и погружения в поставленную задачу.

Только таким образом получится решать действительно сложные вопросы на высоком уровне, что-то делать, а не планировать. Главное условие — отсутствие отвлекающих факторов.

Понятно, что не все имеют возможность отстраниться от всех дел и на несколько дней или недель спрятаться от всех в изолированном помещении, чтобы хорошенько подумать. Да это и не обязательно, автор предлагает составить свой график «глубокой работы», исходя из ваших собственных возможностей. Определите для себя временной интервал, в который вы можете отгородиться от всего окружения. При этом стоит выбирать время, когда вы ощущаете наибольший прилив сил и повышенную внимательность, обычно эти часы приходятся на утро.

Тщательно подготовьтесь и отключите все мешающие факторы:

  • сотовый телефон,
  • телевизор,
  • радио,
  • уведомления на компьютере,
  • прочие устройства, которые могут мешать.

4. Рассчитывайте продолжительность времени выполнения дел.

учет затрат времени при планировании организации рабочего дня

После составления списка мероприятий, укажите примерно, сколько времени вы думаете придется на него выделить. Не обязательно стараться вычислить точную длительность. После того как расставлена длительность подготовьте список дел на завтра-послезавтра.

Если выяснится, что проблема требует больший срок для решения, перенесите ее на ближайшие 1-2 дня и продолжайте работу с уже запланированными.

5. Контролируйте расход вашей энергии.

Два американских писателя, Тони Шварц (журналист и основатель компании The Energy Project), в соавторстве с Джимом Лоэром (известный эксперт в области психологии высоких результатов) в своей книге «Жизнь на полной мощности!» заявили о том, что важнейшим ресурсом для результативного сотрудника является вовсе не время, а энергия.

Свое предположение они основывают на том простом примере, что человек может потратить впустую весь день на поиск решения не простой задачи, однако если у него нет достаточного запаса сил (как физических, так и ментальных), то он не сдвинется с места, а будет топтаться вокруг и пользы от этого занятия не будет. При наличии же необходимого количества энергии для свершений он мог бы справиться с этой сложной задачей за 2-3 часа, а оставшееся время отдать делам, не требующим столько трудозатрат.

Создатели бестселлера делят энергию на 4 типа:

  • физическая,
  • эмоциональная,
  • умственная
  • и духовная энергия.

По их мнению, недостаточное количество хотя бы одной из перечня значительно влияет на продуктивность в целом.

Интересно, что знакомый многим метод Pomodoro очень хорошо вписывается в концепцию Шварца-Лоэра о законе продуктивности энергии. Техника Pomodoro состоит в выделении заданного времени на каждую задачу и разделении таких интервалов небольшими перерывами (в классическом подходе: 25 минут на задачу + 5 минут перерыв). Как раз описанная пятиминутка, по мнению Лоэра, дает время на восполнение сил и энергии.

6. Ешьте лягушек на завтрак.

ешьте лягушек на завтрак - цитата марка твена про тайм менеджмент

В основе этого знаменитого в тайм менеджменте выражения лежит не книга Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать», как считают многие, а фраза известного писателя постарше:

Если утром съесть лягушку, то оставшийся день будет просто отличным, ведь все самое худшее, что могло произойти сегодня, уже произошло.

Марк Твен.

Если не верите опыту многих успешных бизнесменов и предпринимателей, то однозначно стоит проверить самостоятельно.

Планируйте на утро один самый важный рабочий вопрос (задачу), а остальные выбирайте попроще.

7. Делегируйте рутину.

правильное распределение обязанностей

Полезно определить самые частые проблемы, которые приходится решать ежедневно. Те, которые давно стали привычными, но на них постоянно приходится тратить какое-то время (даже 5 минут в день превращается в 30 часов за год). Доверьте их выполнение другим людям, например, фрилансерам. Или автоматизируйте, если это возможно. Зачем заниматься тем, что можно перепоручить кому-то?

Подробнее в нашей статье: Как правильно делегировать.

8. Награждайте себя за хорошие результаты.

поощрение за хорошие результаты

Закон сохранения энергии не терпит, если ее все время расходуют, а в ответ ничего не поступает. Даже если у вас грандиозные планы, к воплощению которых вы успешно двигаетесь, но результаты от проекта будут только через несколько лет, ничего не мешает вам немного поощрить себя и наградить за старания и успехи.

Сами решите, что это может быть ежедневное вознаграждение в виде любимого чая с книгой вечером или приятная покупка раз в неделю. Если этого не сделать, то вы можете очень быстро истратить свою эмоциональную энергию, а продуктивность снизится.

Применив описанные выше советы, вы сможете на практике убедиться в том, насколько быстрее вы справляетесь с ежедневными трудностями. Обнаружите, что откуда-то появилось время на отдых. Вообще, начинать можно с любого совета и переходить постепенно на следующий, но лучше использовать все.

А какие правила позволяют вам более эффективно работать?

Артем Тиро/ автор статьи

Интернет-предприниматель, инвестор. Этот сайт создан мною для того, чтобы бесплатно делиться секретами и фишками управления деньгами, повышать финансовую грамотность обычных людей, рассказывать простыми словами о сложных финансовых вопросах, делиться информацией о том, как стать богатым, успешным, свободным и счастливым.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Хочу в бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: